No último ano, o Decreto nº10278/2020 estabeleceu técnicas e os requisitos para a digitalização de documentos públicos e privados. O intuito da mesma é regulamentar para que se produza os mesmos efeitos legais dos documentos originais.
O novo regramento se aplica aos documentos físicos digitalizados que sejam produzidos por pessoas jurídicas (PJ) de direito público interno. Mesmo que envolva relações particulares.
Um dos pontos importantes do Decreto é que a sua aplicação serve apenas para documentos físicos digitalizados e não se aplica para os que já são nativamente digitais. Como, por exemplo, documentos referentes às operações realizadas no sistema financeiro nacional, documentos em microfilme, audiovisuais, ou de identificação e, por fim, documentos de porte obrigatório.
Os procedimentos e as tecnologias utilizadas na digitalização de documentos físicos devem assegurar a integridade e a confiabilidade do documento digitalizado. Além disso, a rastreabilidade, a auditabilidade dos procedimentos realizados nos documentos, o emprego dos padrões técnicos de digitalização são fatores levados em conta neste decreto.
O documento digitalizado destinado a se equiparar a um documento físico deverá ser assinado digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira. Com isso, se garante a autoria da digitalização e a integridade do documento. Confira a tabela abaixo com alguns requisitos técnicos a serem cumpridos neste processo:
Para documento que envolva relações entre particulares, qualquer meio de comprovação da autoria, da integridade e, se necessário, da confidencialidade de documentos digitalizados será válido, desde que escolhido de comum acordo pelas partes ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento.
O processo de digitalização poderá ser realizado pelo possuidor do documento físico ou por terceiros. Cabe ao possuidor do documento físico a responsabilidade perante terceiros pela conformidade do processo de digitalização.
Após o processo de digitalização, o documento físico poderá ser descartado, ressalvado aquele que apresente conteúdo de valor histórico.